Penyelenggara Kearsipan

Wali Kota : Penyelenggara Kearsipan Wujud Tata Pemerintahan Yang Baik

 Medan (  kbn online )

Pada era globalisasi ini, informasi merupakan hal yang sangat penting dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh manusia. Berbagai macam dokumen dan media telah tercipta untuk kemudahan dalam menyimpan, mencari dan menyebarkan informasi.

Hal ini diungkap Wali Kota Medan Drs H T Dzulmi Eldin S MSi MH diwakili Asisten Administrasi Umum, Renward Parapat saat membuka kegiatan Kearsipan yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan di Hotel Grand Kanaya, Kamis (11/7).

Kegiatan ini resmi di buka langsung oleh Asmum dengan tema "Penyelenggara Kearsipan Wujud Tata Pemerintahan Yang Baik". Adapun maksud dan tujuan tema tersebut guna meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan semangat pengabdian untuk dapat melaksanakan tugas dibidang kearsipan kemudian dapat menciptakan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas kearsipan berdasarkan peraturan dan ketentuan yang berlaku serta mewujudkan masyarakat sadar akan pentingnya arsip.

Lebih lanjut, Asmum menjelaskan bahwa arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain sebagai informasi, arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Kemajuan teknologi berdampak besar terhadap aspek kehidupan manusia termasuk di dalam bidang administrasi yang menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktivitas organisasi, dan tentu saja manajemen kearsipan akan mengikuti kemajuan tersebut serta di sisi lain, menjadi suatu tantangan bagi para pengolaan arsip itu sendiri.

“Bahwa kearsipan merupakan pengolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terancam baik itu arsip yang dibuat maupun diterima sehingga sistem kearsipan yang diselaranggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan lembaga, organisasi, badan, maupun perorangan,” jelasnya.

Kemudian Rendward mengungkapkan, sosialisasi ini sangat perlu untuk penyelenggaraan kearsipan yang bermutu, menjamin penyelamatan bahan pertanggung jawaban tersebut untuk mendukung kepentingan manajemen pemerintahan dan pembangunan. Arsip tidak hanya dipandang sebagai catatan sejarah, melaikan juga bagian tak terpisahkan dari manajemen organisasi.

“Keberhasilan pengelolaan arsip dengan sendirinya akan mempengaruhi kinerja organisasi, karena asrsip organisasi secara nyata dan berkelanjutan memberikan dukungan kelancaran pada keseluruhan proses manajemen organisasi,” ungkapnya.

Selanjutnya, sosialisasi kearsipan ini dihadiri langsung oleh Wawan, SIP, MAP selaku Direktur Kearsipan Daerah II, Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai Narasumber.

Dalam pemaparannya, ia menyampaikan bahwa "Setiap instansi pasti mempunyai kearsipannya masing-masing, jadi jangan hanya memikirkan arsip pribadi/personal saja, tetapi juga harus memikirkan kearsipan yang terkait dengan organisasional. Apalagi di kalangan Pemerintah Kota Medan.

Hal tersebut juga tertuang dalam UU No 43/2009 tentang kearsipan, dimana arsip adalah Rekaman kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan/organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.(limber sinaga )